Faire les cartons et effectuer les démarches administratives est déjà un vrai casse-tête dans le secteur privé… alors quand toute l’entreprise change de lieu, le travail est encore plus difficile à gérer. La pandémie de coronavirus a peut-être contraint certains d’entre eux à accélérer le processus, notamment en réduisant ou en ajoutant des surfaces de travail. En faisant bien en amont et en respectant toutes les étapes clés d’une initiative réussie, la situation est tout à fait réalisable. Dans cet article, nous fournissons 12 conseils pour organiser les migrations d’entreprise.
Prenez une décision réfléchie et anticipée
Le déménagement d’une entreprise peut avoir divers effets. Tous ces effets doivent être pris en compte lors de l’examen de ce changement. De grandes questions liées aux changements de bureau, d’entrepôt et/ou d’agence se posent rapidement : quand emballer ; comment transporter le matériel, la machinerie, les fournitures, trier et classer les dossiers…
Ils rejoignent les points clés de l’organisation durant cette période, gèrent les affaires courantes, gèrent les commandes, etc. L’impact de la délocalisation sur les conditions de travail ne doit pas être minimisé. Cela ouvrira la section RH. Les employés et autres collaborateurs doivent être informés du déménagement. Un changement de lieu de travail peut avoir un impact sur le contrat de travail, nécessitant parfois la signature d’un avenant. L’opération pourrait également perturber les ressources humaines. Lors du processus de relocalisation de carrière, les facteurs de stress sont importants.
Par conséquent, le domaine juridique est également évident lors d’une délocalisation d’entreprise. Notamment résiliation/signature de bail, transfert administratif, publication des mentions légales de transfert de siège social de la société… N’hésitez pas à contacter un professionnel en déménagement 78 pour vous aider. Il dispose une équipe compétente pour réaliser les travaux correctement.
Vérifiez les formalités à accomplir
Avant même de penser à quitter le bureau, vous devez vous informer des formalités nécessaires pour déménager :
- Soumettre un bail pour les anciens locaux (il faut parfois 6 mois entre le dépôt de l’avis et le départ du bureau)
- Changer les lignes téléphoniques et les abonnements, internet, etc.
- Audit de la nouvelle usine.
- Prédisez l’impact du mouvement sur les activités et plus encore.
Bien que toutes ces tâches ne doivent pas nécessairement être effectuées des mois à l’avance, il est important de les comprendre pour mieux planifier votre départ et l’aménagement de votre nouvelle adresse.
N’hésitez pas à vous référer à cette liste pour des informations plus complètes sur les étapes de base pour déménager votre bureau. Et n’oubliez pas de contacter un professionnel en déménagement 78 pour vous aider. Il dispose les matériels et équipements adéquats pour déménager vos meubles correctement.
Avisez le respect des baux commerciaux
Pour les locaux que vous occupez actuellement, vous avez signé un bail commercial avec un préavis ferme, généralement de 6 mois à compter de la date de votre occupation des locaux professionnels.
Vous devez donc avertir votre bailleur par lettre recommandée ou acte d’huissier au moins 6 mois avant la date de votre transfert d’entreprise souhaité. Cet envoi est un acte décisionnel important, car il est déterministe et l’entreprise organise son déménagement et reste légale dans ce délai de 6 mois. Si votre préavis de contrat dépasse 6 mois, il est également important de respecter ce contrat pour éviter des complications administratives inutiles durant cette période déjà chargée. Si vous êtes anxieux, vous pouvez aussi commencer à chercher un nouveau logement avant de mettre fin à votre bail, mais vous ne pourrez pas forcément vous engager avant de mettre fin à votre précédent bail. Si vous n’avez pas signé de bail (sous-location ou contrat de service), cette étape sera beaucoup plus courte.
Trouvez un professionnel du déménagement
Peu importe la taille, une entreprise a toujours beaucoup de matériel, de mobilier et de fournitures à déménager. Même avec un service de ressources intégré en interne, l’ampleur de la mission est conséquente. Trouver une entreprise de déménagement dans le 78 facilite grandement l’organisation de l’entreprise de déménagement. Ces entreprises sont expérimentées dans le déménagement professionnel et peuvent vous prodiguer de précieux conseils pour déménager votre entreprise le plus sereinement possible.
Leur checklist permet de ne rien oublier, de prioriser les choses, de savoir dans quel ordre, étape par étape. Leur expérience et leurs camions mobiles permettent de transporter de grandes quantités de marchandises à la fois, maximisant le temps, les déplacements et les installations futures. Cela permet également de protéger les actifs de l’entreprise avec une assurance déménagement.
Il est recommandé de demander des devis détaillés à plusieurs entreprises de déménagement pour évaluer le coût des entreprises de déménagement et trouver votre fournisseur de services.
Choisissez la meilleure date
Il est important de ne pas ignorer la date du déménagement. Ensuite, différents critères doivent être pris en compte :
- Vous devez absolument respecter le délai de préavis des anciens locaux.
- Vous devez vous accorder du temps pour bien préparer le déménagement du bureau.
- Vous devez éviter de vous déplacer pendant les moments critiques de l’événement, car un déménagement peut avoir un impact sur vos clients.
De manière générale, la plupart des entreprises ne déménagent qu’à la fin de l’exercice. Les longues vacances scolaires, en particulier en août, sont également populaires, car ce sont généralement des périodes calmes. Vous pouvez également demander conseil à un professionnel en déménagement dans le 78 pour vous aider.
Trouvez un bureau qui correspond aux nouveaux besoins de votre entreprise
Pour trouver un bureau plus grand, moins cher ou dans un endroit stratégique, plusieurs méthodes s’offrent à vous selon votre situation :
- Vous pouvez faire de la publicité sur des sites internet spécialisés ou des journaux spécialisés
- Vous pouvez utiliser les services d’agences spécialisées
- Vous pouvez utiliser votre réseau professionnel (par exemple, un ami entrepreneur quitte son bureau) ou votre entourage
- Vous pouvez parcourir les annonces de location professionnelles dans les journaux
- Vous pouvez rechercher sur des sites professionnels comme nos amis chez Geolocaux (immobilier professionnel géolocalisé)
Le plus important est une définition précise et bien définit de vos besoins et critères, qui vous permettront de mieux cibler les bons supports de communication et de chercher plus efficacement. Et si vous êtes dans le 78, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel en déménagement dans le 78 pour vous aider.